Il costo del lavoro è una delle voci più rilevanti nei bilanci delle aziende, in particolare nel settore dei servizi, dove solitamente rappresenta la principale voce di costo. Questa rilevanza economica evidenzia la necessità per le aziende di provvedere ad un’attenta pianificazione e gestione dei costi anche attraverso l’elaborazione annuale di un budget del personale ben strutturato.

 

Importanza di formalizzare previsioni di budget del personale

Un budget del personale ben definito permette al management di fare scelte informate, allineando le politiche di gestione del personale con le esigenze di sviluppo e crescita dell’impresa. Se integrato nei processi di pianificazione e controllo, il budget non rappresenta soltanto una previsione di spesa, ma può diventare uno strumento attivo per guidare l’azienda verso il raggiungimento degli obiettivi economici e produttivi prefissati.

In questo articolo, esaminiamo come procedere per elaborare un documento di budget del personale attendibile e, soprattutto, funzionale alle valutazioni strategiche aziendali.

 

Composizione del costo del personale

Il costo aziendale di ogni dipendente si compone di tutte le spese sostenute a qualsiasi titolo dall’azienda per l’impiego del personale. Le componenti sono molteplici ed è molto importante conteggiarle tutte nel dettaglio quando si tratta di elaborare consuntivi e budget previsionali dei costi sostenuti per il personale.

Facciamo dunque una breve panoramica delle voci da considerare nel calcolo.

Costi retributivi: Comprendono la retribuzione annua lorda (RAL), premi di produttività, accantonamenti TFR, fringe benefit, ed eventuali altri compensi.

Costi contributivi e fiscali: Includono gli oneri previdenziali e assistenziali come quelli INPS, premi INAIL, incidenza dell’IRAP sul costo del lavoro ed eventuali altri oneri stabiliti dalla legge o dal CCNL applicato, come ad esempio i contributi di solidarietà. Rientrano anche le valutazioni relative a sgravi e incentivi fiscali e contributivi legati a politiche di assunzione e gestione del personale.

Costi indiretti: I costi elencati alle voci precedenti sono i cosiddetti “costi diretti”, ovvero immediatamente imputabili alla retribuzione del personale (es. salari). Ci sono però numerose altre voci di costo meno evidenti, i “costi indiretti”, che spesso rischiano di essere trascurate. Alcuni esempi sono: i costi di formazione e aggiornamento, la manutenzione dei sistemi di gestione del personale ed elaborazione di paghe e comunicazioni obbligatorie, sicurezza sul lavoro, abbigliamento e attrezzature, etc.

La pianificazione di questi costi deve considerare variabili come l’evoluzione delle normative, i rinnovi contrattuali e le esigenze future di organico in base agli obiettivi aziendali.

 

Come calcolare il budget del personale

Per elaborare un budget del personale efficace è fondamentale un approccio sistematico e dettagliato, proviamo a illustrare le principali fasi necessarie per ottenere solidi dati di partenza e previsioni attendibili.

 

1. Analisi preliminare

Prima di tutto, è essenziale analizzare il quadro normativo, contributivo e contrattuale che influenzerà il costo del lavoro nell’anno successivo. Questo passaggio è utile ad individuare nuovi potenziali costi da aggiungere o possibili risparmi da conteggiare in seguito a cambiamenti legislativi, rinnovi del Contratto Collettivo o modifiche nelle politiche aziendali. Per le aziende in fase di costituzione, è particolarmente critica la scelta del CCNL da applicare, poiché può significativamente influenzare i costi complessivi e la soddisfazione dei dipendenti.

 

2. Raccolta dei dati storici di costo del personale

Dopodiché, si raccolgono ed elaborano i dati relativi ai costi del personale dell’anno precedente, che saranno la base di partenza per progettare il budget futuro. Attraverso questi dati si può ottenere una versione “attualizzata” dei costi a parità di forza lavoro impegnata (numero dipendenti e ore di lavoro).

 

3. Previsione delle esigenze di personale

In questa terza fase, molto delicata e di fondamentale importanza, si pianifica la necessità di personale per l’anno successivo in base alle aspettative di crescita o contrazione dell’azienda.

Non solo richiede di stimare quanta forza lavoro sarà necessaria per perseguire gli obiettivi aziendali, ma anche come questa sarà ottenuta, per valutare eventuali costi accessori o voci di costo in diminuzione.

Devono essere considerate tutte le variabili quantitative — relative alla quantità di dipendenti, ore lavorative, nuove assunzioni — sia qualitative — ricorso a personale interno o a lavoro straordinario, modifiche contrattuali o di welfare aziendale — che avranno impatto economico sui costi del personale dell’anno a venire.

Alcuni esempi delle valutazioni che devono essere fatte in questa fase sono:

  • Se la forza lavoro rimarrà costante o dovrà variare, in base alle previsioni di produzione;
  • Se saranno necessarie nuove assunzioni, la previsione di lavoro straordinario o terziarizzare parte dell’attività;
  • Se ci sono previsioni di crisi e quindi si prevede di ricorrere ad ammortizzatori sociali;
  • Se si sta usufruendo di sgravi o incentivi e se questi proseguiranno o subiranno variazioni, o ancora se sia possibile usufruire di nuove opportunità in futuro;
  • Eventuali variazioni delle politiche interne di gestione e percorsi di carriera.

 

4. Valutazione dei costi indiretti del personale

Tutte le spese connesse al personale devono essere stimate accuratamente, poiché possono influenzare significativamente il budget complessivo aziendale e una sottovalutazione può portare a scostamenti significativi rispetto agli obiettivi finanziari prefissati.

Di assoluta importanza sono pertanto anche i costi indiretti, che abbiamo descritto nel paragrafo precedente, che pur non essendo immediatamente evidenti, spesso raggiungono cifre rilevanti nel bilancio aziendale.

Nei costi indiretti andrebbe sempre conteggiata anche una sorta di riserva destinata a coprire costi imprevisti o non quantificabili con anticipo, come eventuali ricorsi o contenziosi con istituti

 

5. Redazione del budget del personale

Una volta raccolti e rielaborati tutti i dati di input necessari, sia storici che previsionali, si procede all’elaborazione del budget del personale vero e proprio. Questo processo include l’inserimento di tutte le variabili identificate nelle fasi precedenti.

Per ottenere dati di budget efficaci e flessibili rispetto a diversi scenari possibili e alle valutazioni delle diverse funzioni aziendali, è preferibile elaborare i dati a livello di singolo dipendente, e in modo da renderli aggregabili in base alle esigenze di analisi e simulazione.

Il cuore della fase di budgeting si concretizza poi nell’elaborazione di un documento dettagliato che specifica il budget del personale a livello aziendale aggregato e delle sezioni di dettaglio in base alle suddivisioni più rilevanti per la struttura contabile e organizzativa aziendale, ad esempio a livello di reparto, unità aziendale, centro di costo.

 

6. Monitoraggio e analisi degli scostamenti

Un costante monitoraggio e controllo della rispondenza tra budget e consuntivi è fondamentale per garantire che il budget rimanga uno strumento utile per il controllo della gestione finanziaria e non solo una formalità annuale. Inoltre, analizzare gli scostamenti consente di capirne le motivazioni, sia dipendenti che indipendenti dalle scelte aziendali, e, se opportuno, di aggiornare le previsioni o le politiche anche in corso d’anno.

 

Attraverso queste fasi dettagliate, le aziende possono sviluppare un budget del personale che non solo rispecchia accuratamente i costi attesi, ma supporta anche strategicamente gli obiettivi aziendali di lungo termine. Implementando un processo di budgeting rigoroso e reattivo, le aziende sono in grado non solo di controllare, ma anche di ottimizzare i costi del personale, contribuendo significativamente alla loro crescita e stabilità finanziaria. In un contesto economico sempre più variabile e competitivo, l’abilità di pianificare e gestire il budget del personale diventa quindi un fattore critico di successo per il futuro di ogni impresa.

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